¿Habías oído hablar sobre “El método de los 5 porqués?”

Esta técnica, que nació dentro del departamento de calidad de la multinacional Toyota en los años 70, se ha convertido en una herramienta muy popular para identificar la causa raíz de determinados problemas de manera simple y efectiva.

¿Cómo funciona, qué beneficios tiene y qué metodología debemos emplear para utilizarlo adecuadamente?

¡Te lo contamos todo!

¿Cómo funciona el método de los 5 Porqués?

Todo comienza con la identificación de un problema específico. Por ejemplo, en una fábrica automotriz como Toyota, el problema podría ser la interrupción de la producción.

Luego, planteamos la primera pregunta o, mejor dicho, el primer porqué: “¿Por qué se detuvo la producción?”

La respuesta a esta pregunta será la base para la siguiente, y este proceso se repite cinco veces, o más si es necesario, hasta encontrar la causa raíz del problema.

Fácil, ¿verdad? Vamos a verlo con ejemplo un poco más desarrollado:

Problema: La producción de la fábrica se detuvo.

1. ¿Por qué se detuvo la producción? Porque la máquina A se averió.
2. ¿Por qué se averió la máquina A? Porque se sobrecalentó.
3. ¿Por qué se sobrecalentó? Porque no se realizó el mantenimiento adecuado.
4. ¿Por qué no se realizó el mantenimiento adecuado? Porque el sistema de seguimiento de mantenimiento era ineficiente.
5. ¿Por qué era ineficiente el sistema de seguimiento de mantenimiento? Porque no estaba actualizado con las necesidades actuales de las máquinas.

Beneficios de aplicar el método de los 5 Porqués

La implementación del Método de los 5 Porqués permite identificar soluciones efectivas, al profundizar en las causas fundamentales de los problemas.

Si se lleva a cabo correctamente, esto puede llevar un ahorro significativo de tiempo y recursos en el futuro, evitando que el mismo problema se repita. Además, al profundizar en las causas subyacentes, es posible que se descubran otros problemas relacionados, lo que permite una comprensión más completa de los desafíos operativos y estratégicos.

Aplicaciones prácticas del método

Más allá de su origen en la fabricación, el Método de los 5 Porqués puede aplicarse en la gestión de proyectos, desarrollo de productos, servicios y en iniciativas de mejora continua.

Por poner dos ejemplos, que son los más relacionados con nuestro trabajo en Audax, en el contexto de la gestión de proyectos, ayuda a los equipos a entender los retrasos y sobrecostes.

En el desarrollo de productos, facilita la identificación de problemas potenciales antes de que afecten a los usuarios finales.

¿Cómo implementarlo de forma efectiva?

Para maximizar los beneficios de este método, es importante involucrar a un equipo multidisciplinario que pueda aportar diferentes perspectivas al proceso de indagación y, sobre todo, mantener un enfoque objetivo y basado en hechos durante las sesiones de preguntas para evitar desviaciones y asegurar que se identifiquen las verdaderas causas raíz.

Finalmente, es importante documentar y hacer seguimiento de todas las respuestas y soluciones identificadas es esencial para la implementación efectiva de las acciones correctivas.

Metodología detallada para implementar el Método de los 5 Porqués

Aunque sea una técnica sencilla, es importante seguir una serie de pasos estructurados para implementar el Método de los 5 Porqués con éxito.

Esta metodología no solo ayuda a identificar la causa raíz de un problema, sino que también asegura que el proceso sea eficiente y efectivo.

¡Vamos a verlo paso a paso!

1. Preparación y Definición del Problema

• Convocatoria del equipo: Reúne a un grupo diverso de personas que estén familiarizadas con el problema o el proceso en cuestión. La diversidad de perspectivas puede enriquecer el análisis.
• Definición clara del problema: Antes de comenzar, es crucial definir el problema de manera específica y comprensible para todos. Evita generalizaciones; sé lo más concreto posible.

2. Conducción de la sesión

• Inicio del proceso: Comienza con la primera pregunta de «¿Por qué ocurrió el problema?» Básala en la definición clara del problema.
• Profundización con preguntas sucesivas: Continúa preguntando «¿Por qué?» basándote en la respuesta anterior. Este proceso debe repetirse hasta que se revele la causa raíz. Es crucial mantener el enfoque en el problema sin desviarse hacia problemas no relacionados.
• Uso de herramientas visuales: Emplea diagramas de Ishikawa o mapas mentales para visualizar la cadena de causas y efectos. Esto puede ayudar a clarificar las relaciones entre diferentes factores.

3. Identificación de Soluciones y Planes de Acción

• Generación de soluciones: Una vez identificada la causa raíz, haz un brainstorming para encontrar soluciones que aborden directamente esta causa. Considera soluciones creativas y prácticas.
• Desarrollo de un plan de acción: Crea un plan de acción detallado para implementar las soluciones. Asigna responsabilidades y establece plazos realistas. Asegúrate de que cada acción tenga un responsable claramente definido.

4. Seguimiento y Evaluación

• Implementación y monitoreo: Implementa las soluciones y monitorea el progreso regularmente. ¡Importante! Utiliza indicadores de rendimiento clave (KPIs) para medir el éxito de las soluciones implementadas.
• Ajustes basados en feedback: Prepárate para ajustes en el plan de acción, basándote en los resultados obtenidos y el feedback de los involucrados. La flexibilidad es clave para el éxito a largo plazo.

5. Herramientas de Apoyo

• Software de gestión de proyectos: Utiliza herramientas como Trello, Asana o Jira para documentar las preguntas, respuestas, y planes de acción. Estas herramientas facilitan la colaboración y el seguimiento del progreso.
• Herramientas de diagramación: Software como Lucidchart o MindMeister pueden ser útiles para crear diagramas de Ishikawa o mapas mentales que visualicen la relación causa-efecto.

Otras recomendaciones clave:

• Fomenta un ambiente de apertura: Asegura que todos en el equipo se sientan cómodos expresando sus pensamientos y opiniones. Un ambiente de confianza y respeto mutuo es esencial para un análisis profundo.
• Evita culpabilizar: Enfócate en los procesos y sistemas, no en las personas. El objetivo es identificar y resolver problemas, no asignar culpa.
• Valida las respuestas: Siempre que sea posible, valida las respuestas con datos o evidencia para asegurar que las causas identificadas sean precisas.

Un caso real: Empresa tecnológica identifica las causas de su pérdida de clientes

Una empresa de software notó un incremento del 30% en la tasa de deserción de clientes en un trimestre. Aplicando el Método de los 5 Porqués, descubrieron que la causa raíz era una disminución en la satisfacción del cliente debido a tiempos de respuesta lentos del soporte técnico.

Esto se debía a una reciente reestructuración del equipo que había dispersado los recursos de soporte.

¿La solución? Reorganizar el equipo de soporte para mejorar los tiempos de respuesta, lo cual redujo la deserción de clientes a niveles anteriores.

Superación de desafíos comunes en la aplicación del método

Uno de los desafíos más comunes es detenerse demasiado pronto en el proceso, pensando que se ha encontrado la causa raíz cuando, en realidad, solo se ha identificado un síntoma más.

Para superar esto, es crucial que el equipo esté comprometido a profundizar realmente, cuestionando cada respuesta con un genuino deseo de entender las verdaderas causas subyacentes. La creación de un ambiente donde todas las opiniones sean valoradas y donde se incentive la curiosidad puede facilitar este proceso.

¡Apúntate estas herramientas y recursos online!

• MindMeister: Para crear mapas mentales que visualicen las relaciones causa-efecto.
• Trello: Ideal para organizar las sesiones de los 5 Porqués, asignar tareas y hacer seguimiento de los planes de acción.
• Miro: Un tablero digital colaborativo que facilita el trabajo en equipo durante las sesiones de brainstorming.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué hacer si las respuestas parecen conducir en diferentes direcciones?

Si las respuestas comienzan a divergir, es una señal de que puede haber múltiples causas raíz. En este caso, es útil documentar todas las posibles causas y, si es necesario, realizar sesiones de los 5 Porqués separadas para cada una.

¿Cómo saber si realmente hemos llegado a la causa raíz?

A menudo, la causa raíz se identifica cuando ya no es posible responder el «¿Por qué?» de manera significativa, o cuando la siguiente acción para resolver el problema se vuelve evidente.

Otros recursos adicionales que podrían servirte

• Libro: «The Lean Startup» por Eric Ries – Ofrece insights sobre cómo aplicar principios Lean, incluido el Método de los 5 Porqués, en startups.
• Curso en línea: «Problem Solving with the 5 Whys» – Un curso que guía a los participantes a través del proceso de los 5 Porqués con ejercicios prácticos.
• Webinar: «Mastering Root Cause Analysis Using the 5 Whys» – Un seminario web que proporciona ejemplos de la vida real y consejos para aplicar el método efectivamente.